How to use data validation

Data Validation adalah salah satu tools di Excel yang bisa meningkatkan ketelitian kita dalam entry data.  Tools ini akan mencegah terjadinya kesalahan ketika kita sedang memasukan data (data entry). Kesalahan memasukan data bisa terjadi  karena salah ketik, atau data berada di luar range yang telah kita buat sebelumnya.

Data Validation akan berguna jika kita membuat parameter dulu.  Paramater ini akan digunakan Excel untuk membandingkan dengan data yang akan dimasukan.  Bila data yang dimasukan salah, maka Excel akan mengeluarkan peringatan yang bisa kita modifikasi sebelumnya.  Parameter yang kita masukan juga menjadi pilihan yang akan muncul ketika data entry sedang dilakukan.

Contoh kasus dalam entry data penjualaan bua di sebuah toko.  Bila kita akan memasukan data pejualan buah-buahan dalam satu bulan (data yang dientry meliputi data jenis buah dan kuantitas penjualan), maka kita bisa membuat parameternya terlebih dulu. Parameter itu berupa semua nama buah yang dijual di toko kita. Misalnya toko kita hanya menjual buah salak, jeruk, mangga dan durian, maka bila kita memasukan  “pepaya”, Excel secara tiba-tiba bisa mengeluarkan windows peringatan yang bertulis “Salah input, mas!”

Untuk mengaktifkan Data Validation,  lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Membuat parameter dalam bentuk list. Dalam contoh kasus ini adalah dengan memasukan nama buah yang tersedia di toko
  2. Memberikan nama list tersebut melalui name box, misalnya “NamaBuah”. Name box terletak di sebelah kiri atas sebaris dengan box formula di bawah Ribbon. Blok deret kolom yang berisi nama buah yang tersedia, lalu tulis  “NamaBuah” dan tekan enter.
  3. Parameter sudah dibuat, dan sekarang tinggal memilih sel input data dimana data tersebut akan divalidasi. Sel yang dipilih bisa berupa grup sel yang banyak. Yang penting grup sel tersebut perlu diblok/disorot.
  4. Setelah selnya dipilih, cari tombol Data Validation. Pada Excel 2007, pilih Data Validation yang terletak di grup Data Tools yang ada di tab Data pada Ribbon
  5. Tab Setting pada Wizard Data Validation akan memberikan pilihan kriteria sepertu Time, Date, Whole Number dan lain-lain.  Untuk contoh kasus ini, kita pilih List
  6. Masukan tanda samadengan (=) diikuti dengan nama grup sel yang tadi sudah kita buah pada kotak Source (=NamaBuah)
  7. Tekan OK.

Sampai di sini, Data Validation sudah berfungsi. Bila kita memasukan nama buah pada sel input, maka di sebelah kanan sel tersebut langsung muncul pilihan nama buah yang tersedia (parameter). Coba masukan pada sel input dengan nama lain atau angka, maka Excel akan mengeluarkan pesan peringatan. Oia, pesan peringatan tersebut juga bisa kita buat semau kita lo. Caranya:

  1. Pada wizard Data Validation,  pilih tab Error Alert.
  2. Masukan judul windows, misalnya “Peringatan”
  3. Tulis pesan kesalahan yang akan muncul. Misal “Data yang Anda masukan Salah. Ulangi lagi ya mas/mba!”

Post relevance terms: jelaskan kegunaan dari data validation, pengertian validasi data dalam microsoft excel, jelaskan kegunaan data validation, jelaskan fungsi dari data validation, apa yang dimaksud dengan validasi data dalam microsoft excel, jelaskan apa yang dimaksud validasi data, apa yang dimaksud dengan validasi data dalam excel?, pengertian validasi data microsoft excel